Apa itu TQM dan Bagaimana penerapannya ?

Apa itu TQM dan Bagaimana penerapannya ? 

Total Quality Management (TQM) adalah pendekatan manajemen yang berfokus pada perbaikan kualitas secara menyeluruh dalam semua aspek organisasi. TQM melibatkan seluruh karyawan, dari manajemen puncak hingga pekerja lini depan, dalam usaha berkelanjutan untuk meningkatkan kualitas produk, layanan, dan proses kerja. Prinsip utama TQM meliputi fokus pada pelanggan, keterlibatan total karyawan, pendekatan proses, dan perbaikan berkelanjutan.

Prinsip-prinsip TQM

1. Fokus pada Pelanggan (Customer Focus)
   
   
   

   • Penjelasan:

     Kualitas ditentukan oleh pelanggan. Semua upaya dalam TQM diarahkan untuk memahami, memenuhi, dan melampaui kebutuhan dan harapan pelanggan.

     Penerapan:

     • Survei Kepuasan Pelanggan: Melakukan survei secara rutin untuk mengumpulkan umpan balik pelanggan.
     • Customer Feedback Loop: Menganalisis umpan balik dan melakukan tindakan perbaikan berdasarkan masukan pelanggan.
     • Layanan Pelanggan: Menyediakan layanan pelanggan yang responsif dan efektif untuk menangani keluhan dan masalah.
2. Keterlibatan Total Karyawan (Total Employee Involvement)
   

   • Penjelasan:

     Keterlibatan dan komitmen semua karyawan sangat penting untuk mencapai tujuan kualitas. Semua karyawan harus dilatih dan diberdayakan untuk berpartisipasi dalam upaya perbaikan kualitas.

     Penerapan:

     • Pelatihan dan Pengembangan: Mengadakan program pelatihan kualitas untuk semua karyawan.
     • Tim Kerja Kualitas: Membentuk tim lintas fungsi untuk memecahkan masalah kualitas.
     • Penghargaan dan Pengakuan: Memberikan penghargaan kepada karyawan yang berkontribusi dalam perbaikan kualitas.
3. Pendekatan Proses (Process Approach)
   

   • Penjelasan:

     Memahami dan mengelola aktivitas sebagai proses yang saling terkait membantu mencapai hasil yang lebih efisien dan efektif.

     Penerapan:

     • Pemetaan Proses: Mendokumentasikan dan memetakan semua proses bisnis utama.
     • Pengendalian Proses: Menggunakan alat seperti Statistical Process Control (SPC) untuk memantau dan mengendalikan proses.
     • Evaluasi Proses: Melakukan evaluasi rutin terhadap proses untuk mengidentifikasi area perbaikan.
4. Perbaikan Berkelanjutan (Continuous Improvement)
   
   
   

   • Penjelasan:

     Perbaikan kualitas harus menjadi proses berkelanjutan. Perusahaan harus selalu mencari cara untuk meningkatkan produk, layanan, dan proses.

     Penerapan:

     • Kaizen: Melaksanakan proyek Kaizen untuk melakukan perbaikan kecil namun signifikan.
     • Siklus PDCA: Menggunakan siklus Plan-Do-Check-Act untuk perbaikan berkelanjutan.
     • Benchmarking: Membandingkan kinerja dengan standar industri atau pesaing untuk mengidentifikasi peluang perbaikan.
5. Pengambilan Keputusan Berbasis Fakta (Fact-Based Decision Making)
   
   
   

   • Penjelasan:

     Keputusan harus didasarkan pada analisis data dan informasi yang akurat untuk meningkatkan efektivitas.

     Penerapan:

     • Pengumpulan Data: Mengumpulkan data kualitas dari setiap tahap produksi.
     • Analisis Statistik: Menggunakan alat analisis statistik untuk memahami tren dan variabilitas.
     • Pelaporan Kinerja: Membuat laporan kinerja yang didasarkan pada data untuk mendukung pengambilan keputusan.

6. Pendekatan Sistem untuk Manajemen (System Approach to Management)

   

   Penjelasan:

   Memahami dan mengelola proses yang saling terkait sebagai sistem yang dapat berkontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi.

   Penerapan:

   • Integrasi Proses: Mengintegrasikan proses yang terkait untuk mencapai sinergi dan efisiensi.
   • Manajemen Kinerja: Menggunakan indikator kinerja untuk memantau dan mengevaluasi sistem secara keseluruhan.
   • Perbaikan Sistemik: Melakukan perbaikan pada tingkat sistem untuk mencapai peningkatan yang berkelanjutan.

7. Pendekatan Mutu Terpadu (Integrated Quality Approach)

   Penjelasan:

   Mutu harus menjadi bagian dari semua aspek bisnis, bukan hanya fokus pada produk akhir tetapi juga proses, layanan, dan lingkungan kerja.

   Penerapan:

   • Standarisasi Proses: Mengembangkan dan menerapkan standar kualitas di semua proses bisnis.
   • Keterlibatan Manajemen: Manajemen puncak terlibat aktif dalam inisiatif kualitas dan memberikan dukungan penuh.
   • Pendidikan dan Pelatihan: Melibatkan semua karyawan dalam pelatihan kualitas secara terus-menerus. 
8. Manajemen Hubungan dengan Pemasok (Supplier Quality Management)
   
   
   

   • Penjelasan:

     Membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok dapat meningkatkan kemampuan organisasi untuk menciptakan nilai.

     Penerapan:

     • Kolaborasi: Bekerja sama dengan pemasok untuk mengembangkan dan meningkatkan kualitas produk.
     • Evaluasi Pemasok: Melakukan evaluasi kinerja pemasok secara rutin.
     • Kontrak Jangka Panjang: Membuat kontrak jangka panjang dengan pemasok yang berkomitmen pada kualitas.

Penerapan TQM di Pabrik

Contoh Penerapan TQM di Pabrik 

1. Fokus pada Pelanggan (Customer Focus)

Penjelasan:

Menempatkan pelanggan sebagai pusat dari setiap keputusan dan tindakan untuk memenuhi dan melampaui harapan mereka.

Penerapan:

• Survei Kepuasan Pelanggan: Melakukan survei dan wawancara untuk mengumpulkan umpan balik pelanggan.
• Analisis Umpan Balik: Menggunakan data dari survei untuk mengidentifikasi area yang perlu perbaikan.
• Tindakan Perbaikan: Menerapkan perbaikan berdasarkan umpan balik pelanggan untuk meningkatkan produk dan layanan.

Contoh:

Di pabrik otomotif, tim pemasaran dan pengembangan produk bekerja sama untuk mengumpulkan umpan balik pelanggan tentang fitur kendaraan dan menggunakannya untuk memperbaiki desain dan fungsi mobil.

2. Keterlibatan Total Karyawan (Total Employee Involvement)

Penjelasan:

Melibatkan semua karyawan dalam upaya perbaikan kualitas dan memastikan mereka memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan.

Penerapan:

• Pelatihan Kualitas: Memberikan pelatihan tentang kontrol kualitas dan metode perbaikan kepada semua karyawan.
• Tim Kualitas: Membentuk tim kerja lintas fungsi untuk mengatasi masalah kualitas.
• Program Penghargaan: Menghargai dan mengakui kontribusi karyawan dalam peningkatan kualitas.

Contoh:

Di pabrik elektronik, karyawan dilatih untuk menggunakan metode Six Sigma dalam mengidentifikasi dan mengurangi cacat produksi.

3. Pendekatan Proses (Process Approach)

Penjelasan:

Mengelola aktivitas sebagai proses yang saling terkait untuk mencapai hasil yang efisien dan efektif.

Penerapan:

• Pemetaan Proses: Mendokumentasikan proses produksi dari awal hingga akhir.
• Pengendalian Proses: Menggunakan alat seperti SPC (Statistical Process Control) untuk memantau dan mengendalikan proses.
• Evaluasi Rutin: Melakukan evaluasi proses secara rutin untuk menemukan area yang bisa diperbaiki.

Contoh:

Di pabrik farmasi, setiap tahap produksi obat diidentifikasi dan dipetakan untuk memastikan semua langkah dilakukan sesuai dengan standar kualitas.

4. Perbaikan Berkelanjutan (Continuous Improvement)

Penjelasan:

Melakukan upaya terus-menerus untuk meningkatkan semua aspek organisasi.

Penerapan:

• Proyek Kaizen: Melaksanakan proyek-proyek Kaizen untuk perbaikan kecil namun signifikan.
• Siklus PDCA: Menggunakan siklus Plan-Do-Check-Act untuk perbaikan berkelanjutan.
• Benchmarking: Membandingkan kinerja dengan standar industri atau pesaing untuk menemukan peluang perbaikan.

Contoh:

Di pabrik tekstil, proyek Kaizen dijalankan untuk mengurangi waktu set-up mesin, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi waktu henti.

5. Pengambilan Keputusan Berbasis Fakta (Fact-Based Decision Making)

Penjelasan:

Membuat keputusan berdasarkan analisis data dan informasi yang akurat.

Penerapan:

• Pengumpulan Data: Mengumpulkan data kualitas dari setiap tahap produksi.
• Analisis Statistik: Menggunakan alat statistik untuk menganalisis data dan memahami variabilitas.
• Laporan Kinerja: Membuat laporan kinerja yang didasarkan pada data untuk mendukung pengambilan keputusan.

Contoh:

Di pabrik kimia, data kontrol kualitas dikumpulkan dan dianalisis untuk mengidentifikasi penyebab utama variabilitas dalam produk akhir.

6. Pendekatan Sistem untuk Manajemen (System Approach to Management)

Penjelasan:

Memahami dan mengelola proses yang saling terkait sebagai sistem yang dapat berkontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi.

Penerapan:

• Integrasi Proses: Mengintegrasikan proses yang terkait untuk mencapai sinergi dan efisiensi.
• Manajemen Kinerja: Menggunakan indikator kinerja untuk memantau dan mengevaluasi sistem secara keseluruhan.
• Perbaikan Sistemik: Melakukan perbaikan pada tingkat sistem untuk mencapai peningkatan yang berkelanjutan.

Contoh:

Di pabrik makanan, semua proses mulai dari pengadaan bahan baku hingga pengemasan dan distribusi diintegrasikan dan dikelola sebagai satu sistem untuk memastikan kualitas dan efisiensi.

7. Pendekatan Mutu Terpadu (Integrated Quality Approach)

Penjelasan:

Mutu harus menjadi bagian dari semua aspek bisnis, bukan hanya fokus pada produk akhir tetapi juga proses, layanan, dan lingkungan kerja.

Penerapan:

• Standarisasi Proses: Mengembangkan dan menerapkan standar kualitas di semua proses bisnis.
• Keterlibatan Manajemen: Manajemen puncak terlibat aktif dalam inisiatif kualitas dan memberikan dukungan penuh.
• Pendidikan dan Pelatihan: Melibatkan semua karyawan dalam pelatihan kualitas secara terus-menerus.

Contoh:

Di pabrik otomotif, standar kualitas diterapkan mulai dari desain produk, pemasok komponen, proses produksi, hingga layanan purna jual.

8. Hubungan yang Saling Menguntungkan dengan Pemasok (Mutually Beneficial Supplier Relationships)

Penjelasan:

Membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam menciptakan nilai.

Penerapan:

• Kolaborasi: Bekerja sama dengan pemasok untuk mengembangkan dan meningkatkan kualitas produk.
• Evaluasi Pemasok: Melakukan evaluasi kinerja pemasok secara rutin.
• Kontrak Jangka Panjang: Membuat kontrak jangka panjang dengan pemasok yang berkomitmen pada kualitas.

Contoh:

Di pabrik farmasi, hubungan yang erat dengan pemasok bahan baku memastikan bahwa kualitas bahan baku selalu memenuhi standar yang ketat.

Kesimpulan

Penerapan delapan prinsip TQM di pabrik melibatkan pendekatan yang holistik dan sistematis untuk memastikan kualitas dalam semua aspek operasi. Dengan fokus pada pelanggan, keterlibatan total karyawan, pendekatan proses, perbaikan berkelanjutan, pengambilan keputusan berbasis fakta, pendekatan sistem, mutu terpadu, dan hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok, pabrik dapat mencapai tingkat kualitas yang lebih tinggi, efisiensi yang lebih baik, dan kepuasan pelanggan yang lebih besar.

Bismillah, Semoga Bermanfaat,

Jika artikel ini bermanfaat untuk anda, mohon comment dan Share nya, Terima kasih

Salam

Yono W

Referensi :

https://www.1000ventures.com/business_guide/mgmt_quality_tqm_customer_focused.html#gsc.tab=0

https://isolocity.com/what-are-the-4-pillars-of-tqm-and-quality-management/